Tôi làm việc trong một tổ chức nhỏ về truy vấnền thông, với nhiệm vụ chính là làm nội dung và ảnh cho các item. Dù làm việc và tiếp xúc với máy tính hàng ngày, trình độ kỹ thuật của phần nhiều mọi người chỉ ở mức vừa phải, và thỉnh thoảng quy trình cũng khá tinh vi.
Trong quá trình làm việc tác động đến kiến tạo, email nội bộ không phải là biện pháp đàm đạo tốt nhất do file nặng và tinh vi. Tôi thường xuyên phải sao chép file kiến tạo qua những thiết bị lưu trữ như USB hay ổ cứng điện thoại, vận chuyển liên tục giữa các khu vực để giao nhận file. Bạn có thể không tin, nhưng đã có lúc tôi từng phải in từng file ra đĩa DVD để nhân thể đàm đạo hơn!
Do quá khó nhọc nên khi tìm hiểu ra tính năng lưu trữ, đồng bộ trên mây thì tôi đã áp dụng ngay. Tuy nhiên hồ hết phục vụ chỉ giới hạn dung lượng ở mức 5 – 15GB, đủ dùng cho cá nhân chứ để lưu ảnh hay video thì hơi thiếu. Mọi chuyện chỉ đổi thay khi tổ chức của tôi quyết định chuyển sang sử dụng bộ Microsoft Office 365 for Business, trong đó có luôn OneDrive for Business.
Lý do ban sơ khiến tôi muốn chuyển sang phục vụ lưu trữ đám mây chính là tài năng đồng bộ của chúng. Chỉ cần cài đặt phần mềm và chọn lựa một thư mục bất kỳ, sau đó tất cả những nội dung gì người chơi đưa vào thư mục đó sẽ được đồng bộ lên “mây”. Đăng nhập cùng account đó trên các máy khác, nội dung sẽ được tự động vận chuyển xuống và cập nhật ngay khi có đổi thay.
Không chỉ đồng bộ giữa các máy tính, OneDrive còn chuẩn y san sẻ và đồng bộ giữa nhiều người dùng với nhau. Do đó khi một người thực hành đổi thay vào tài liệu và lưu lại, chỉ một số giây sau nó sẽ được cập nhật ở máy tính của tôi. Điều này giúp cho tôi có thể đàm đạo tài liệu công việc dễ dãi, không cần đi lại và cũng chẳng cần đụng đến email mỗi khi có cập nhật mới.
OneDrive, bên cạnh đó, còn chuẩn y chúng tôi san sẻ tài liệu và chỉnh sửa cùng nhau theo thời kì thực. Tôi sẽ thấy tất cả những gì người kia đang biên soạn, định đổi thay, có thể góp ý cho nhau tức thời để chốt được nội dung. Đây là tính năng rất quan yếu vì thỉnh thoảng phải ngồi làm cùng nhau ta mới có thể thích hợp nhất được.
OneDrive, bên cạnh đó, còn chuẩn y chúng tôi san sẻ tài liệu và chỉnh sửa cùng nhau theo thời kì thực. Tôi sẽ thấy tất cả những gì người kia đang biên soạn, định đổi thay, có thể góp ý cho nhau tức thời để chốt được nội dung. Đây là tính năng rất quan yếu vì thỉnh thoảng phải ngồi làm cùng nhau ta mới có thể thích hợp nhất được.
Với những người làm về nội dung thì còn có một tính năng khác mà OneDrive vượt trội so với việc sao chép thường ngày: phiên bản history hay kiểm soát phiên bản. Tôi phát hiện ra tính năng này sau một lần nhỡ ghi đè nội dung vào một file quan yếu. Tính năng phiên bản history đã “cứu” cho tôi một bàn thua khi chuẩn y khôi phục lại nội dung ở thời điểm trước đó. Thậm chí nếu có lỡ tay xóa file khỏi máy tính, tôi vẫn có thể tìm lại được trong “thùng rác” của OneDrive.
Dịch vụ lưu trữ đám mây này hỗ trợ tốt cho cả không gian điện thoại và web. Trên điện thoại thông minh, áp dụng OneDrive có thể tích thích hợp với các áp dụng khác của bộ Office như Word, Excel (có toàn diện công dụng khi sử dụng gói Office 365 for Business) để làm việc trực tiếp. Nếu có máy tính mà không cài sẵn áp dụng, người chơi cũng có thể truy vấn cập bộ nhớ qua web và làm việc với giao diện và công dụng tương đương phần mềm cài đặt.
Thực ra phần nhiều các tính năng nói trên đều có ở các phục vụ lưu trữ đám mây tổng thể. Điểm vượt trội của OneDrive for Business là nó được tích thích hợp sâu vào bộ phần mềm Office 365 của Microsoft, cũng như phục vụ email Exchange mà tổ chức chúng tôi đang sử dụng. Mức dung lượng đối với mỗi account sử dụng lên đến 1TB, chuẩn y tôi dễ chịu lưu trữ mà không lo lắng gì.
OneDrive for Business đã giải quyết được phần nhiều nhu cầu lưu trữ, san sẻ tài liệu của tôi. Đây chỉ là một biện pháp trong bộ phần mềm Office 365 for Business, và Microsoft còn cung cấp rất nhiều tính năng có ích khác cho không gian tổ chức. Với mức giá chỉ từ 115,000 VNĐ/tháng, Office 365 for Business là một sự chọn lựa thích hợp lý đối với các tổ chức.
Bạn có thể mua riêng gói OneDrive for Business hoặc mua trọn bộ Office 365 for Business chuẩn y nhà cung cấp biện pháp đám mây cấp 1 của Microsoft tại vietnam là CMC Telecom. Thông tin cụ thể tại website: http://office365.cmctelecom.vn/ hoặc hotline: 04 710 65 365.
A.D
Theo Trí Thức Trẻ
